Một phòng họp được thiết kế hợp lý không chỉ giúp tận dụng tối đa diện tích mà còn nâng cao hiệu quả trao đổi và ra quyết định. Khi bố trí phòng họp đúng cách, dù diện tích lớn hay nhỏ, bạn vẫn có thể tạo ra một không gian chuyên nghiệp, thoải mái, hỗ trợ tốt cho các buổi họp, thuyết trình hay đào tạo nội bộ. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ gợi ý những cách bố trí phòng họp thực tế, dễ áp dụng, giúp doanh nghiệp tối ưu không gian mà vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ và hiệu quả sử dụng lâu dài.
Các nguyên tắc cơ bản khi bố trí phòng họp
Để phòng họp hoạt động hiệu quả, không gây cảm giác chật chội hay thiếu chuyên nghiệp, việc bố trí phòng họp cần tuân theo những nguyên tắc nhất định.
Bố trí phòng họp theo diện tích và số lượng người
Mỗi phòng họp sẽ phục vụ một mục đích khác nhau, vì vậy số lượng người tham gia là yếu tố cần được tính đến đầu tiên khi bố trí không gian.
- Phòng họp nhỏ (4 – 6 người): Với phòng họp nhỏ, nguyên tắc quan trọng nhất là tối ưu diện tích vì thế nên ưu tiên bàn họp gọn, bàn chữ nhật nhỏ hoặc bàn tròn đường kính vừa phải. Sử dụng ghế gọn nhẹ, tránh ghế quá to gây cảm giác chật chội. Hạn chế nội thất dư thừa, chỉ giữ lại những vật dụng cần thiết như màn hình treo tường, bảng viết nhỏ. Cách bố trí phòng họp này giúp không gian thông thoáng hơn, tạo cảm giác thoải mái dù diện tích hạn chế.
- Phòng họp vừa (8 – 12 người): đây là dạng phòng họp phổ biến nhất tại các doanh nghiệp. Bàn họp nên có kích thước tiêu chuẩn, đủ chỗ cho laptop, tài liệu và thiết bị họp. Có thể chọn bàn họp chữ nhật hoặc bàn oval để tăng sự kết nối giữa các thành viên. Ghế họp nên ưu tiên loại có tựa lưng, ngồi lâu không mỏi. Việc bố trí hợp lý sẽ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ, hạn chế tình trạng chen chúc hoặc thiếu chỗ ngồi.
- Phòng họp lớn (trên 15 người): bố trí phòng họp cần hướng đến sự chuyên nghiệp và linh hoạt. Sử dụng bàn họp dài hoặc bàn module có thể ghép nối. Khoảng cách giữa các hàng ghế cần rộng rãi để di chuyển dễ dàng. Trang bị hệ thống âm thanh, màn hình lớn để mọi người đều theo dõi được nội dung. Cách sắp xếp này giúp phòng họp lớn không bị rối, đồng thời đảm bảo hiệu quả trao đổi thông tin.
Bố trí phòng họp đảm bảo lối đi và tầm nhìn
Một phòng họp dù đẹp đến đâu nhưng khó di chuyển hoặc tầm nhìn bị che khuất thì vẫn gây bất tiện khi sử dụng.
- Khoảng cách giữa bàn – ghế – màn chiếu: Lối đi giữa các hàng ghế nên đủ rộng để mọi người dễ dàng di chuyển, tối thiểu từ 80 – 100cm. Khoảng cách từ bàn họp đến màn chiếu hoặc TV cần phù hợp để tránh mỏi mắt. Không đặt bàn quá sát tường hoặc cửa ra vào. Đây là yếu tố kỹ thuật quan trọng trong bố trí phòng họp nhưng thường bị bỏ qua.
- Tầm nhìn không bị che khuất: Màn hình, bảng trình chiếu cần đặt ở vị trí trung tâm, dễ quan sát từ mọi góc. Tránh bố trí cột, tủ cao hoặc vật trang trí lớn che khuất tầm nhìn. Với phòng họp lớn, nên dùng màn hình lớn hoặc nhiều màn hình phụ. Tầm nhìn tốt giúp cuộc họp diễn ra liền mạch, hạn chế mất tập trung.
Bố trí phòng họp hài hòa giữa công năng và thẩm mỹ
Ngoài yếu tố sử dụng, phòng họp còn thể hiện hình ảnh và văn hóa doanh nghiệp.
- Màu sắc nội thất: Nên ưu tiên các gam màu trung tính như trắng, xám, be, gỗ tự nhiên để tạo cảm giác chuyên nghiệp. Tránh màu quá sặc sỡ gây rối mắt và mất tập trung. Có thể nhấn nhá bằng logo hoặc một mảng màu thương hiệu. Màu sắc hài hòa giúp bố trí phòng họp trở nên tinh tế và dễ chịu hơn.
- Ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo: Tận dụng ánh sáng tự nhiên qua cửa sổ, vách kính để không gian thông thoáng. Kết hợp đèn trần, đèn chiếu điểm đảm bảo ánh sáng đồng đều, không gây chói. Ánh sáng cần đủ sáng nhưng không quá gắt để người tham gia họp không bị mỏi mắt. Ánh sáng phù hợp không chỉ nâng cao trải nghiệm họp mà còn tăng tính thẩm mỹ cho phòng họp.
Gợi ý các cách bố trí phòng họp phổ biến hiện nay
Tùy theo mục đích sử dụng, số lượng người và phong cách làm việc của doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn các cách bố trí phòng họp khác nhau. Dưới đây là những kiểu bố trí phổ biến, dễ áp dụng và đang được nhiều văn phòng lựa chọn.
Bố trí phòng họp dạng bàn chữ nhật truyền thống
Đây là cách bố trí phòng họp quen thuộc nhất, thường xuất hiện trong các phòng họp lãnh đạo hoặc phòng họp mang tính chiến lược. Kiểu bố trí này thường bố trí bàn họp hình chữ nhật ở vị trí trung tâm phòng, ghế được sắp xếp đều 2 bên và 2 đầu bàn, thường kết hợp với màn hình trình chiếu hoặc bảng họp phía đầu bàn.
Kiểu bố trí này phù hợp với không gian họp ban lãnh đạo, họp chiến lược, họp ra quyết định, các buổi họp mang tính trang trọng, chính thức. Ưu điểm của kiểu bố trí phòng họp này là tạo cảm giác chuyên nghiệp, nghiêm túc, dễ phân định vị trí chủ trì và người tham gia, phù hợp với nhiều diện tích phòng họp.
Tuy nhiên, khi bố trí phòng họp dạng bàn chữ nhật truyền thống thì khoảng cách giữa người ngồi 2 đầu bàn khá xa, hạn chế tương tác trực tiếp trong các buổi họp nhóm nhỏ, ít linh hoạt khi cần thay đổi công năng.
Bố trí phòng họp dạng bàn tròn hoặc oval
Nếu doanh nghiệp ưu tiên sự cởi mở và tương tác, bố trí phòng họp với bàn tròn hoặc oval là lựa chọn rất đáng cân nhắc. Bởi không có vị trí đầu bàn rõ ràng, mọi người ngồi quanh bàn với khoảng cách tương đối đồng đều. Chính vì thế, nên phù hợp với họp nhóm, brainstorming, trao đổi ý tưởng, các buổi họp mang tính sáng tạo.
Bên cạnh đó, kiểu bố trí này còn giảm khoảng cách giữa các thành viên. Khuyến khích mọi người tham gia phát biểu, tạo cảm giác thân thiện, bình đẳng. Nhưng cần lưu ý khi bố trí là phù hợp hơn với phòng họp diện tích vừa và nhỏ. Không lý tưởng cho các buổi thuyết trình cần màn hình lớn.
Bố trí phòng họp dạng chữ U
Bố trí phòng họp dạng chữ U là lựa chọn phổ biến trong các buổi đào tạo, hội thảo nội bộ hoặc thuyết trình. Vì bàn được sắp xếp thành hình chữ U. Khoảng trống ở giữa dùng cho người thuyết trình hoặc thiết bị trình chiếu. Kiểu bố trí dạng chữ U phù hợp với đào tạo nhân sự, thuyết trình, giới thiệu dự án, các buổi họp cần tương tác 2 chiều.
Kiểu bố trí phòng họp dạng chữ U rất dễ quan sát người trình bày và màn hình. Người tham gia dễ trao đổi, đặt câu hỏi. Không gian phía trước thoáng, linh hoạt. Nhưng lại cần diện tích phòng tương đối rộng, số lượng người tham gia bị giới hạn hơn so với bàn chữ nhật dài.
Bố trí phòng họp tối ưu cho từng diện tích cụ thể
Mỗi doanh nghiệp có diện tích văn phòng khác nhau, vì vậy bố trí phòng họp cũng cần linh hoạt để vừa tận dụng không gian, vừa đảm bảo công năng sử dụng. Dưới đây là gợi ý chi tiết giúp bạn dễ dàng áp dụng cho từng diện tích cụ thể.
Bố trí phòng họp nhỏ tiết kiệm diện tích
Với phòng họp có diện tích hạn chế (thường từ 8–15m²), mục tiêu quan trọng nhất khi bố trí phòng họp là tiết kiệm không gian nhưng vẫn đảm bảo sự thoải mái khi họp.
Ưu tiên chọn bàn họp nhỏ gọn, dạng chữ nhật hoặc bàn gấp giúp tiết kiệm diện tích. Ghế xếp hoặc ghế không tay vịn giúp linh hoạt khi di chuyển, dễ cất gọn khi không sử dụng. Tránh dùng bàn quá dày, chân bàn cồng kềnh vì sẽ khiến phòng thêm chật.
Sử dụng vách kính giúp không gian trông rộng và thoáng hơn so với tường kín. Ưu tiên màu trắng, be, xám nhạt cho bàn, ghế và tường để tạo cảm giác mở rộng diện tích. Ánh sáng tự nhiên kết hợp đèn LED trắng sẽ giúp phòng họp nhỏ không bị bí bách. Cách bố trí này rất phù hợp với startup, văn phòng quy mô nhỏ hoặc phòng họp nhóm nội bộ.
Bố trí phòng họp vừa cân bằng công năng
Phòng họp vừa (khoảng 15–30m²) là loại phổ biến nhất hiện nay. Khi bố trí phòng họp cho diện tích này, doanh nghiệp nên hướng tới sự cân bằng giữa thẩm mỹ và công năng.
Bàn họp tiêu chuẩn: Bàn họp chữ nhật hoặc oval kích thước tiêu chuẩn giúp tối ưu số lượng người ngồi. Ghế chân quỳ tạo cảm giác chắc chắn, nghiêm túc; ghế chân xoay mang lại sự thoải mái khi họp lâu. Khoảng cách giữa bàn và ghế nên đủ rộng để di chuyển dễ dàng.
Kết hợp tủ tài liệu âm tường giúp lưu trữ tài liệu gọn gàng mà không chiếm diện tích sàn. Có thể kết hợp tủ trang trí để tạo điểm nhấn cho phòng họp, giúp phòng họp luôn ngăn nắp, chuyên nghiệp. Đây là cách bố trí phòng họp phù hợp cho doanh nghiệp vừa và các phòng họp sử dụng thường xuyên.
Bố trí phòng họp lớn chuyên nghiệp
Với phòng họp lớn (trên 30m²), yêu cầu khi bố trí phòng họp không chỉ là đủ chỗ ngồi mà còn phải thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của doanh nghiệp.
Bàn họp dài phù hợp cho các buổi họp lãnh đạo, họp chiến lược. Bàn module có thể tách – ghép linh hoạt, dễ thay đổi layout khi cần hội thảo hoặc đào tạo. Kết hợp ghế họp cao cấp để tăng sự thoải mái và tính thẩm mỹ.
Hệ thống âm thanh và trình chiếu đồng bộ: Trang bị màn hình lớn hoặc máy chiếu giúp trình bày nội dung rõ ràng. Hệ thống âm thanh, micro giúp cuộc họp diễn ra mạch lạc, không bị gián đoạn. Dây điện, ổ cắm nên được thiết kế âm sàn hoặc âm bàn để đảm bảo gọn gàng. Cách bố trí này thường áp dụng cho phòng họp lãnh đạo, phòng họp hội đồng hoặc phòng đào tạo lớn.
Những lỗi cần tránh khi bố trí phòng họp
Dưới đây là những lỗi phổ biến mà bạn nên tránh để không gian họp luôn thoải mái, linh hoạt và đáp ứng tốt nhu cầu làm việc lâu dài.
Bố trí phòng họp quá nhiều nội thất
Một trong những lỗi dễ gặp nhất khi bố trí phòng họp là cố gắng “nhét” quá nhiều đồ vào cùng một không gian. Như bàn họp quá lớn so với diện tích phòng, ghế ngồi nhiều hơn số người sử dụng thực tế, thêm tủ, kệ, bảng, cây trang trí không cần thiết.
Hậu quả là phòng họp trở nên chật chội, lối đi bị thu hẹp, gây cảm giác bí bách và khó di chuyển. Để tránh lỗi này, bạn nên ưu tiên nội thất tối giản, tập trung vào công năng chính và lựa chọn kích thước phù hợp với diện tích phòng.
Bố trí phòng họp thiếu ánh sáng
Ánh sáng đóng vai trò rất quan trọng trong hiệu quả của mỗi cuộc họp. Tuy nhiên, nhiều phòng họp lại bị bố trí thiếu sáng hoặc ánh sáng không đều. Khi bố trí phòng họp, bạn nên tận dụng ánh sáng tự nhiên nếu có, kết hợp hệ thống đèn chiếu sáng trắng hoặc trung tính, phân bố đều khắp không gian. Ánh sáng phù hợp sẽ giúp mọi người tập trung hơn và tạo cảm giác chuyên nghiệp cho phòng họp.
Bố trí phòng họp bỏ qua yếu tố cách âm
Một lỗi nghiêm trọng nhưng lại thường bị xem nhẹ là không chú trọng đến khả năng cách âm. Khi bố trí phòng họp, bạn nên sử dụng vách kính cách âm, tường thạch cao, rèm dày hoặc các vật liệu tiêu âm phù hợp. Điều này không chỉ giúp cuộc họp diễn ra trọn vẹn mà còn nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Bố trí phòng họp không tính đến nhu cầu mở rộng
Nhiều doanh nghiệp chỉ bố trí phòng họp dựa trên nhu cầu hiện tại mà quên mất kế hoạch phát triển trong tương lai. Như số lượng nhân sự tăng nhưng phòng họp không đủ chỗ, bàn họp cố định, không thể thay đổi bố cục. Khó bổ sung thêm thiết bị trình chiếu, âm thanh khi cần.
Giải pháp là nên bố trí phòng họp theo hướng linh hoạt sử dụng bàn ghế module dễ tháo lắp, chừa không gian trống để mở rộng khi cần, dự trù sẵn hệ thống điện, ổ cắm, cổng kết nối.
Top 5: Mẫu bàn phòng họp nhỏ giúp tiết kiệm diện tích tối đa
